BPMN چیست و چه مزایایی را برای سازمان دارد؟

Business Process Modeling Notation ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار می باشد. BPMN زبان استاندارد BPM است. در واقع می­توان گفت مزیت اصلی استفاده از این تکنولوژی، قابلیت تبدیل آن به زبانهایی است که قابل درک توسط موتورهای گردش­کار و فرایند می باشد. لازم به ذکر است، BPMN تا جایی که نیاز باشد، قابلیت کاربرد داشته و پیچیدگی آن، بستگی به هدف استفاده از آن دارد. BPMN مدلسازی مدیریت فرآیند کسب و کار را بر­عهده دارد و برای انواع مخاطبین (مدیران ، کارشناسان ، تحلیلگران و ...) قابل درک و فهم می باشد.

برای مدلسازی فرآیند ها از (Business Process Modeling Notation(BPMN  که مدل ارائه گرافیکی یک روال کاری مشخص است و استانداری برای مدلسازی فرآیند های سازمان میباشد، استفاده خواهد شد. برای ترسیم وضعیت موجود با استفاده از زبان BPMN نیاز است افراد آگاه از فرایندهای سازمان حضور داشته باشند تا بر اساس روایت این افراد و بررسی اسناد و مدارک سازمان، و رهگیری خطوط کاری سازمان، اقدام به ترسیم فرآیند ها نمود. پس از ترسیم فرآیند ها انتظار میرود موارد زیر شفاف شده و به ابهامات پاسخ داده شود.

1. سازمان چه فرآیند هایی در حال اجرا دارد.
2. وزن هر فرآیند و میزان اهمیت آن چه میزان است.
3. تفکیک فرآیند ها بر اساس کاربرد های آن مشخص شود.(فرآیند های اداری، فرآیند های بازرگانی و فرآیند های Core Business و ...)
4. مشخص شود هر فرایند از کجا شروع شده و به کجا خاتمه میابد.
5. ارتباط یکپارچه فرآیند ها با یکدیگر مشخص شود.
6. مشخص شود هر فرآیند با محیط پیرامونی خود (سایر نرم افزار، سایر پایگاه های داده و ...) چگونه ارتباط دارد و تعامل میکند.
7. مشخص شود در سازمان هر فرد چه کاری هایی را در چه مقاطع زمانی ای انجام میدهد.
8. مشخص شود قواعد (قوانیین و مقررات) هر فرآیند چیست.

بعد از ترسیم فرایند­ها بر اساس استاندارد BPMN که30 تا40 درصد اجرای یک فرآیند در نرم افزار BPMS را شامل میشوند و با مستند سازی آنها فواید زیر برای سازمان حاصل میگردد.

• سازمان تصویر روشن و شفافی از فرایند های خود خواهد داشت.
• سازمان میتواند با اطلاعات کافی اقدام به خرید نرم افزار نماید.
• سازمان در طول اجرای این فرآیند ها در نرم افزار با آگاهی می تواند به مدیریت پروژه کمک نماید.
• سازمان پیچیدگی های فرآیند خود را درک کرده و میتواند ریسک های پروژه را مدیریت نماید.
• سازمان میتواند تصمیمات خوبی برای بهبود فرایند های خود اتخاذ نماید.
• سازمان به واقعیت اجرای فرآیند ها خود آگاه شده و میتواند تاثیر گذاری نرم افزار BPMS را قبل از خرید برآورد نماید.
• سازمان پس از خرید نرم افزار BPMS از 30 تا 40 درصد پیشرفت بالفعل دارد و سرعت تحویل فرآیند ها بر روی نرم افزار به همین میزان جلو خواهد بود.
• سازمان می­تواند پس از خرید نرم افزار تصمیم خوبی برای اجرای فرآیند ها توسط عوامل درون سازمانی یا پیمانکاران (برون سازمانی) اتخاذ نماید.