شیوه نوشتن درخواست ارائه طرح پیشنهادی(RFP )

اگر تا کنون در پروژه های مختلف فعالیت کرده باشید یا در جلسات مقدماتی یک مناقصه حضور پیدا کرده اید حتما عبارتRFP بارها به گوش شما خورده شاید هم در آگهی های مناقصه یا در روزنامه ها و مجلات این عبارت را شنیده باشید.RFP یا درخواست طرح پیشنهادی خلاصه ای از عبارت سه کلمه ای Request for Proposal می باشد. 
زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه ای را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد به پیمانکار نیاز پیدا می کند شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. RFP به شرکت ها کمک می کند به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی نمایند. در واقع تهیه RFP روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه می باشد که به شرکت های پیمانکار کمک می کند چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدینوسیله آنها را از روش بررسی طرح ها با خبر می سازد. با تهیه راهنماهای لازم کار شرکت ها برای مقایسه پیشنهادات بسیار ساده می شود چراکه چهارچوب کلی در دفترچه های راهنمای مناقصه منتشر و به صورت یکسان در اختیار تمامی متقاضیان مناقصه قرار میگیرد.
هیچگونه استاندارد مشخصی برای تهیهRFP وجود ندارد اما نهاد های دولتی معمولاً چهارچوب هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح های پیشنهادی اعمال می کنند.
شرکت های پیمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی های خود برای تامین نیاز ها و درخواست های لحاظ شده و تعیین شده برای چهارچوب پروژه می کنند.
هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی ها و چهارچوب تعیین شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند.
محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است:
▪ خلاصه مدیریتی- خلاصه ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می گذارد.
▪ شرح ضرورت- تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار 
▪ تشریح پروژه- تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه
▪ اطلاعاتی در مورد سازمان
▪ برنامه زمانی پروژه
▪ بودجه 
▪ نتایج پروژه
نکته قابل توجه این که شرایط شرکت های کوچک با شرکت ها و سازمان های بزرگ برای تهیه طرح های پیشنهادی تفاوت می کند نوشتن طرح برای یک شرکت کوچک به محض اعلام نیاز بسیار ساده تر از نوشتن طرح برای یک پروژه بزرگ دولتی است و نیاز به مطالعات و بررسی ها و امکان سنجی های گسترده دارد.
یک EFP می تواند در دو صفحه یا در حجم یک کتاب تهیه و منتشر شود نمونه های بسیاری از RFP ها در وب وجود دارد که می توانید با جستجو آنها را بیابید.
● چگونه یک RFP برای پروژه های وب بنویسیم
شاید یکی از بزرگترین دلایل اشتباهات که موجب مشکلاتی بین مشتری ها و شرکتهای توسعه دهنده خدمات اینترنت و وب هستند اطلاعات ناکافی در درخواست طرح پیشنهادی نوشته شده باشد.
معمولا برای مشتری ها بیان اینکه دقیقا چه چیزی می خواهند و از انجام یک پروژه چه انتظاراتی دارند بسیار ساده است اما قسمت دشوار کار برای آنها نوشتن و مکتوب کردن این نیاز هاست. اغلب اتفاق می افتد که مشتری ایده های کوچکی در مورد آنچه می خواهد و نیاز دارد به شما ارائه می دهد. مثلاً اگر قرار است برای او یک وب سایت طراحی کنید او یک دید کلی نسبت به آنچه می خواهد به دست آورد دارد اما در بیان جزییات ایده هایش عاجز است.
گاهی اوقات مشتری از نداشتن ایده و دیدگاه خاصی آگاه است و گاهی می داند که چه می خواهد ولی تجربه توسعه دهندگان را در آن شاخه خاص بیش تر از خود می داند.
آماده کردن یک RFP با هدف دریافت طرح های مطالعه شده و سنجیده برای پروژه های شماست. با این کار شما می توانید در زمان بر خوردن به پروژه های گران و پیچیده با آرامش و دقت و دید بازتری تصمیم گیری نمایید.
بخش بزرگی از مسئله تهیه RFP دشواری نوشتن همه جزییات و امکانات مورد نظر قبل از داشتن ایده ای خاص نسبت به آنچه نیاز داریم و چگونگی عملکرد پروژه در وب است.
همچنین باید خاطر نشان کرد که توسعه پروژه های تحت وب چند سالی است که به صورت جدی مطرح شده اند و از این رو نباید تعجب کرد که بسیاری از مشتریان این گونه پروژه ها دانش و تجربه لازم را برای نوشتن انواع RFP برای اینگوه پروژه ها نداشته باشند.
نوشتن RFP برای ساختن یک پل و یا نصب کردن شبکه کاملا با RFP های پروژه های تحت وب فرق می کند. 
مطلوب ترین حالت برای یک شرکت یافتن یک مشاور زبردست است تا قبل از نوشتن RFP تصویر و تشریحی نسبت به آنچه پروژه باید داشته باشد بوجود آورد.
یک مشاوره خوب می تواند منجر به نوشته شدن یک RFP خوب شودکه در نهایت باعث تسهیل در روند اجرای پروژه به نفع هر دو طرف خواهد شد.
من دو مرحله برای روند اجرای طرح پیشنهاد می کنم در مرحله اول به جستجوی شرکت هایی بپردازید که بتوانند در مناقصه RFP شما شرکت کنند. ترجیح بر این است که ۳ یا ۴ شرکتی که فکر می کنید بتوانند از عهده این کار برایند را انتخاب کنید.
برای این کار لازم است مجموعه ای از اطلاعات اجمالی که شرکت های علاقه مند به همکاری با شما ممکن است به آنها نیاز پیدا کنند را تهیه کنید. این اطلاعات ابتدایی باید بر روی اهداف و دیدگاه ها تاکید کند-
مثلاً شما می خواهید سایتتان چه کاری انجام دهد؟ دلایل شما برای راه اندازی یک وب سایت چیست؟ لازم نیست خیلی طولانی درباره این مسائل توضیح دهید متنی مانند نمونه زیر کفایت می کند:
شرکت............به دنبال یک همکاری برای ساختن یک وب سایت با ویژگی های زیر دارد: ساختن و تقویت کردن نام تجاری....... در دنیا، فروش محصولات...................، قابلیت پشتیباتی مشتریان شرکت. شرکت های علاقه مند می توانند با...............................تماس بگیرند.
شرکت خود و فعالیت ها و محصولات آن را معرفی کنید و مقداری اطلاعات در باره زمانی که در ذهن خود برای پرژه در نظر گرفته اید را اعلام کنید و منابعی را که قصد دارید برای پروژه صرف کنید معرفی کنید.
با افرادی که پاسخی برای شما ارسال می کنند صحبت کنید و با کسانی که مایل به دریافت اطلاعات بیشتر هستند ملاقات داشته باشید. در این شرایط شما می توانید کار تهیه RFP خود را آغاز نمایید.شما باید تعداد شرکت کنندگان در مناقصه را به ۳ تا ۴ شرکت محدود کنید.
طرح های پیشنهادی باید شامل بخش های زیر باشند:
▪ خلاصه مدیریتی که شامل شرح مختصری از مسیر اجرای پروژه و هزینه ها می باشد. 
▪ اطلاعات شرکت به همراه جزییات مالی 
▪ تصدیق نامه هایی از مشتریان قبلی که برای آنها پروژه هایی انجام داده اید به همراه اطلاعات تماس و وب سایت های مربوط به آنها 
▪ تشریحی از روند توسعه 
▪ روش ارائه پیش نویس 
▪ کنترل کیفیت 
▪ آزمایش 
▪ تیم اجرایی و پتانسیل های آنها 
▪ برنامه زمان بندی 
▪ جزییات هزینه ها و پرداخت ها 
▪ زمان و شرایط
اطمینان حاصل کنید که در RFP برنامه زمان بندی مناسبی را برای طرح پیشنهادی و یا روند اجرایی پروژه تنظیم کرده اید. چیزی شبیه به نمونه زیر:
▪ ۱۰ اردیبهشت- اتمام زمان دریافت درخواست های همکاری 
▪ ۲۰ اردیبهشت- بررسی صلاحیت ها 
▪ ۲۲ اردیبهشت- تهیه لیستی از شرکت کنندگان منتخب مناقصه 
▪ ۳۰ اردیبهشت- ارسال RFP به شرکت های منتخب 
▪ ۱۵ خرداد- بررسی پاسخ های رسیده 
▪ ۲۰ خرداد- گزینش برنده منقصه 
▪ ۲۲ خرداد- نخستین جلسه برای کار بر روی پروژه 
▪ ۳۰ خرداد- آغاز به کار فعالیت شرکت منخب بر روی پروژه 
▪ ۲۰ تیر – گزارش پیشرفت مرحله اول 
▪ ۱۰ مرداد- گزارش پیشرفت مرحله دوم 
▪ ۳۰ مرداد- پایان کار پروژه و گزارش نهایی
ممکن است برنامه زمان بندی شما از جزییات بیشتری نیز برخوردار باشد ولی به هر حال باید اطلاعات کلی لازم را در اختیار شرکت همکار خود قرار دهید.
تمرکز مناسب بر روی شرکت های پیشنهاد دهنده در مناقصه می تواند باعث پوشش کامل اهداف و دیدگاههای شما در RFP شود بهترین کار برای دستیابی به این منظور محدود نکردن شرکت های مزبور است تا بتوانند با ذهنیت بازتری راه حل های مناسب را برای پروژه شما پیشنهاد کنند.