دلیل مهم که باید نرم افزار CRM را جایگزین اکسل کرد!

شاید برای خیلی ها هنوز به طور کامل جا نیافتاده باشد که چرا باید اکسل را کنار بگذارند و به نرم افزار CRM روی بیاورند. جالب تر اینکه بعضی ها کار با اکسل را ترجیح می دهند و ادعا می کنند که نیازهای آن ها را بهتر جواب می دهد! دلیل این اتفاق واضح است! آن ها به مزیت هایی که نرم افزار CRM دارد آگاه نیستند. بنابراین در این مقاله سعی شده است دلایل مهمی را که باید نرم افزار CRM را جایگزین اکسل کرد اشاره کنیم، که در ادامه توضیح می دهیم:

۱- پایگاه داده یکپارچه

به اشتراک گذاری اطلاعات در کسب و کارهای تجاری بسیار مهم است. ذخایر اطلاعاتی ممکن است مانعی برای به اشتراک گذاری اطلاعات گردند و موجب از دست رفتن سود شوند؛ زیرا آن ها شکاف هایی در کسب و کار شما ایجاد می کنند که مشتریان شما نیز آن ها را احساس می کنند.

مشتریان انتظار دارند که صحبت کردن با هر شخصی از شرکت شما معادل با صحبت با تمامی اعضای دیگر شرکت باشد. هر کسی که گوشی تلفن را پاسخ می دهد باید دقیقا بداند که مشتری چه محصولی از شرکت خریده، چه تعهدات و قول هایی به مشتری داده شده، چه ارتباطاتی جریان دارد و مشتری چه هدفی از خرید محصول یا خدمت شما دارد!

بهترین راه حل برای پاسخگویی به این انتظار اینست که محیطی وجود داشته باشد که در آن جا داده های بروز شده ذخیره گردند به طوری که هر کدام از افراد شرکت شما به راحتی توانایی تعامل با مشتریان متنوع را داشته باشد.

نرم افزار CRM این هدف را با تکیه بر ارائه یک منبع از اطلاعات یکپارچه درباره هر مشتری فراهم می نماید. تغییرات بلافاصله اعمال می گردد؛ به طوری که هیچوقت با تعارض اطلاعات و یا از دست دادن داده ها مواجهه نمی گردیم. بنابراین امکان ارائه خدمات به افراد مهمی که همان مشتریان شما هستند، فراهم می گردد.

۲- استاندارد سازی

در شرکت هایی که با رشد و تغییر همراه هستند، اگر سیستم واحد و روش استانداردی برای گرفتن و نگهداری اطلاعات وجود نداشته باشد، به احتمال زیاد دانش سازمانی آن شرکت از بین می رود و یا نادیده گرفته می شود.

هنگامی که تیم فروش شما گسترش می یابد و حساب ها با توجه به بخش های جدید بین فروشندگان تغییر می یابد، انتقال دانش چگونه رخ می دهد؟ اگر مدیری نیاز داشته باشد که عملکرد تیم خود را هم به صورت جداگانه و هم در سطح یک گروه بسنجد، چگونه می تواند به سرعت داده ها را استخراج کند و آن ها را با هم مقایسه نماید؟

نرم افزار CRM به انسجام داده های موجود و ذخیره شده کمک می کنند. هر زمان که مشتری جدیدی ایجاد می شود، نرم افزار CRM یک ایمیل بازاریابی و یا نظر سنجی ارسال می کند و همین طور درخواست های مشتری را در قالب های استانداردی دریافت می کند.

۳- ارتباطات

کسب و کار کارآمد موجب ارتباطات کارآمدداخلی و خارجی می گردد.

فرض کنید چقدر چالش برانگیز و پیچیده خواهد شد اگر فقط یک نفر_چه رسد به ده نفر، بیست، صد و یا هزاران نفر_ بخواهد هرگونه تعاملی که با هر کدام از مشتریان رخ می دهد را به شما یادآوری کنند! علاوه بر این چالش، روش های دیگر برقراری ارتباطات از جمله ایمیل، پیام های کوتاه  در شبکه های اجتماعی و تماس های تلفنی نیز دست و پاگیر هستند و پیگیری را با مانع مواجه می کنند.

مزیت نرم افزار CRM این است که هر کسی مطمئن است دقیقا چه ارتباطاتی برقرار شده و چه اطلاعاتی با هر مشتری رد و بدل شده است. داشتن یک منبع قابل اعتماد به کل یک سازمان یا مجموعه اجازه می دهد تا ارتباطات بیرونی خود را براحتی مدیریت کند.

۴- گزارش نویسی

در کنار برقراری ارتباط موثرتر با مشتری، نرم افزار CRM موجب بهره وری عملیاتی می گردد و به ایجاد گزارش های متنوع کمک می کند. بهترین راه برای درک شاخص های کلیدی عملکرد و عملیات کسب و کار این است که از ابزارهای گزارش دهی استفاده کنیم که داده های استانداردی در اختیار ما قرار می دهند.

به عنوان مثال، زمانی که شما بتوانید نیازهای مشتری خود را بسنجید، عملکردها را تجزیه و تحلیل کنید، تاکتیک های فروش موفق را شناسایی و پیشرفت ها را پیگیری نمایید، پیش بینی فروش آسانتر است. در این حالت اصلاحات به موقع انجام می گیرد و سریع تر می توان به نتایج مورد نظر دست یافت.

با یک سیستم کارآمد و منبع واحدی از داده ها که نرم افزار CRM در اختیار شما قرار می دهد، شما می توانید بهتر برنامه ریزی کنید و گزارش های موردنیاز خود را بسازید.

۵- رشد و مقیاس پذیری

اگر هدف شرکت شما  رشد است، چهار قابلیت بالای نرم افزار CRM می توانند ابزار خوبی باشند. بهترین راه برای دستیابی به رشد پایدار اینست که امروز بتوانیم کسب و کار خود را بشناسیم تا آن را برای آینده آماده نماییم.

آیا روند خاصی در چرخه فروش وجود دارد که به بهترین وجه ممکن به جذب مشتری کمک کند؟ آیا عواملی که موجب موفقیت مشتریان شما می گردد را می شناسید؟ چه زمانی و کجا به منابع بیشتری برای رشد کسب و کار خود نیاز دارید؟

پتانسیل رشد زمانی اتفاق می افتد که شما دقیقا بدانید فرصت های فروش شما چه هستند، بتوانید پیش بینی های خود را بصورت دقیق انجام دهید، بازارهای فروش خود را شناسایی نمایید و مشتریان وفادار خود را بشناسید. نکات ظریف در چرخه فروش و حفظ مشتری، بدون داشتن چنین بینشی بسیار دشوار است.

شما می توانید با کمک مجموعه ای جامع از داده های استاندارد و گزارش های موجود در نرم افزار CRM به بهترین وجه ممکن پروژه ها و فرصت های فروش خود را پیش ببرید و نیازهای بازار خود را شناسایی کنید.

با این اوصاف، می توان به تمام کسب و کارهای کوچک و همین طور متوسط پیشنهاد نمود که نرم افزار CRM را در برنامه مدیریت ارتباط با مشتری خود بگنجانند.